In allen Varianten des steht Ihnen der vollständige Funktionsumfang und somit das gesamte Potential der Software zur Verfügung
• Intuitiv und nutzerfreundlich
• Abbildung eigener Unternehmensstruktur
• Integrierter Editor zur Funktionserweiterung
• Multi-Mandantenfähigkeit
• Systemweite Zugriffskontrolle
• Geräte-/ Plattformunabhängig
• Minimale Systemvoraussetzungen
• Freie Definition aller nötigen Vertragsarten
• Zielsichere Suche durch eigene Filter
• Schnelle Erfassung aller Vertragsinhalte
• Individuelle Vertragserweiterungen
• Reporting der gesamten Vertragsinhalte
• Alle Vertragsarten individuell abbildbar
• Kein Verzicht auf wichtige Informationen
• Automatische Erinnerungsfunktion
• Anbindung an Email, Outlook & Co.
• Übersichtlicher Fristenkalender
• Listen- und Kalenderansicht
• Teambasierende Nutzung möglich
• Individuelle Wartungszyklen hinterlegbar
• Schnelle Reaktion auf Termine & Fristen
• Detailliertes Finanz-Controlling
• Integriertes Währungssystem
• Einnahmen / Ausgabenerfassung
• Bereichsbezogene Durchschnittskosten
• Umfangreiche Exportfunktionen
• Erweiterbare Filterfunktionen
• Integriertes Dokumenten-Management
• Kategorisierung durch farbige Label
• Durchsuchbare Dokumentenbeschreibung
• Manuelle Begrenzung von Dateityp & -größe
• Plattformunabhängiger Up- und Download
• Zentralisierung aller Dokumente & Dateien
• Installation auf Ihrem Server "On-Premises"
• Alle Daten verbleiben im Unternehmen
• Per SSL / VPN sicher online anbinden
• Integrierte Backup-Funktion
• Rechtevergabe auf Nutzerebene
• Aktivitätslogbuch
Erfassen Sie Verträge aller Art und verwalten Sie diese bereichs- und abteilungsübergreifend
Finden Sie schnell die gewünschten Verträge durch zusätzlich definierbare Suchfilter
Erweitern Sie die Software selbstständig mit frei definierbaren Informations- und Funktionsfeldern
Verwalten Sie alle anstehenden Fristen und Aufgaben, um rechtzeitig handlungsfähig zu sein
Erinnern Sie sich und betroffene Personen automatisch per E-Mail oder Outlook-Anbindung
Übernehmen Sie Aufgaben beteiligter Mitarbeiter um nichts ungesehen verstreichen zu lassen
Erfahren Sie mit wenigen Klicks die Höhe der Einnahmen und -ausgaben individueller Zeiträume
Erweiterbare Suchfilter ermöglichen eigene Finanzauswertungen nach Ihren Anforderungen
Exportieren Sie Ergebnisse zur Bearbeitung in Excel oder drucken Sie alles übersichtlich aus
Hinterlegen Sie jedem Vertrag schnell und einfach alle wichtigen Dokumente und Daten
Sortieren Sie Ihre Dokumente chronologisch oder nach definierbaren und farbigen Labels
Suchen Sie mit dem inkrementellen Suchfilter zeitgleich Dokumentenart, -namen und -beschreibung
Ein kostenfreier Stammdatenimport erleichtert die Einführung des KDS Vertragsmanagements gleich zu Beginn. Anschließend können Verträge mit wenigen Klicks im System angelegt werden. Eine intelligente Hilfe zeigt Ihnen sofort die passenden Informationen zu Ihrer Position in der Software. Durch die individuelle Festlegung von Vertragstrukturen brauchen Sie sich nicht dem KDS Vertragsmanagement anpassen - es passt sich Ihrem Unternehmen an. Eigene Felder bilden zusätzlich all die Informationen, welche in üblichen Vertragsverwaltungen nicht abbildbar wären - für Sie aber entscheidend sein können, nutzbar und filterbar ab.
Vertragsverwaltung
Sie können für einen Vertrag beliebig viele Fristen, Aufgaben und Termine in der Datenbank hinterlegen. Unternehmensinterne oder externe Personen erhalten Erinnerungen automatisch per E-Mail. Jeder Verantwortliche kann seine Fristen im Fristenkalender schnell überblicken und kontrolliert abarbeiten. Ebenso sieht man auf einen Blick wann Wartungen anstehen oder Garantien ablaufen. Aufgaben können an andere Personen delegiert oder bspw. im Krankheitsfall übernommen werden. Auch eine Anbindung an Outlook & Co. ist möglich.
Fristenverwaltung
Filterbare Finanzauswertungen ermöglichen eine optimale Liquiditätsplanung und Risikobewertung. Unnötige finanzielle Mehraufwendungen können nur dann vermieden werden, wenn sie schnell ausgemacht werden. Senken Sie Ihre Einkaufskosten durch Neuverhandlung bestehender Vertragskonditionen. Das senkt den Verwaltungsaufwand und spart bares Geld. Alle Auswertungen können an Excel übergeben und weiterbearbeitet werden. Für alle Verträge können Sie beliebig viele einmalige oder zyklische Kosten und Einnahmen hinterlegen. Rechnungen können Sie vollständig oder aufgesplittet Kostenstellen zuweisen, die zu den betroffene Bereichen oder Standorten gehören. Ferner können Sie eine Auswertung jährlicher Betriebskosten und -einnahmen für Ihre Bereiche erstellen.
Finanzübersicht
Vergessen Sie unnötiges Herumlaufen und -fragen auf der Suche nach Vertragsunterlagen. Jedem Vertrag können alle relevanten Dokumente und Dateien zentral hinterlegt werden. Noch einfacher sind sie auffindbar über die durchsuchbare Dokumentenbeschreibung und sortierbare farbige Dokumentenlabel. Zur Sicherheit kann geregelt werden, welche Dateiarten und -größen zugelassen sind. Auch ein mobiler Up- und Download unter iOS und Android ist möglich.
Dokumentenmanagement
Die justierbare Rechtevergabe regelt die systemweiten Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten pro Nutzer und Vertragsbestandteil. Diese können außerdem bereichs- und abteilungsübergreifenden Zugriff auf Verträge erhalten. Zudem kann die Einsicht auf Teilbereiche eines Vertrages eingeschränkt werden. So kann beispielsweise ein Nutzer ausschließlich allgemeine Vertragsdaten und Fristen einsehen, jedoch keinerlei finanzielle Angaben oder hinterlegte Dokumente. Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen? Kein Problem! Über geben Sie die bisherige Zuständigkeit betroffener Verträge und Fristen an einen neuen Mitarbeiter oder teilen Sie diese bestehenden Mitarbeiter zu.
Zugriffskontrolle
• Installation auf einem PC oder NAS
• Microsoft Windows (ab XP) oder Linux (Debian, Ubuntu, ..)
• 1 CPU-Kern (min. 1 GHz)
• 1 GB Arbeitsspeicher
• 10 GB Speicherplatz
• Webbrowser zu Nutzung der Software
• Installation in einer virtuellen Maschine
• Microsoft Windows 10 oder Linux Debian
• 4 CPU-Kerne
• 4 GB Arbeitsspeicher
• 50 GB Speicherplatz
• Webbrowser zu Nutzung der Software
Im Vorfeld klären wir mit Ihnen die optimale Installationsform für Ihre IT-Infrastruktur ab. Anschließend nehmen wir die Installation per Fernwartung auf den Zielserver vor. Nach abschließender Prüfung auf ordnungsgemäße Funktionalität der Software, geben wir Ihnen Rückmeldung sodass Sie diese direkt produktiv einsetzen können.
Wie bei der Installation erfolgt auch die Aktualisierung der Software nach Absprache per Fernwartung. Die Aktualisierung dauert in der Regel nur wenige Minuten und auch kundenspezifische Softwareanpassungen werden bei jedem Update und Upgrade berücksichtigt. Natürlich ermöglicht das KDS Vertragsmanagement auch die Benachrichtigung der Nutzer über eine anstehende Aktualisierung.
Das KDS Vertragsmanagement ist eine Webanwendung die lokal in Ihrem Unternehmen läuft. Sie entscheiden also selbst ob Sie diese ausschließlich im lokalen Netzwerk, per VPN oder per Weblink zur Verfügung stellen. Benutzt werden kann die Webanwendung mit einem handelsüblichen Webbrowser über PCs, Macs, Tablets oder Smartphones. Dabei ist es egal ob es sich um Microsoft Windows, Linux, MacOS, Android oder iOS als Betriebssystem handelt.
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